Organiza tu Oficina de Proyectos y Gestiona Efectivamente tu Portafolio de Proyectos
En la actualidad, muchas empresas se orientan predominantemente en proyectos, pero la mayoría los ejecuta apresuradamente y sin un orden claro. Un problema común, presente en un alto porcentaje de empresas y organizaciones, es la falta de seguimiento a sus proyectos. Algunas no los concluyen, otras superan el presupuesto, a veces ni siquiera tienen un presupuesto claro. Se producen retrasos, y la calidad de los resultados puede no ser óptima, lo que provoca un aumento descontrolado de los costos.
El éxito ama la velocidad, pero no la prisa. La clave para la velocidad reside en la estructura y la organización. En la actualidad, las empresas realizan diversos tipos de proyectos para mantenerse o crecer: desde mejorar operaciones y eficiencia hasta cumplir con normativas o desarrollar nuevos productos y servicios.
Hay cuatro tipos principales de proyectos que las empresas orientadas a proyectos llevan a cabo:
- Proyectos de Desarrollo y Desarrollo Tecnológico: para productos y servicios nuevos o actualizados.
- Proyectos Comerciales y de Mercadotecnia: que incluyen planes, programas y campañas de mercadotecnia, marketing digital, entre otros.
- Proyectos de Mejora Continua: enfocados en estandarizar y optimizar procesos, reduciendo desperdicio y variabilidad.
- Proyectos Especiales: como desarrollo de nuevas unidades de negocio, certificaciones, fusiones, entre otros.
Muchas empresas, especialmente en tecnología, finanzas, construcción, consultoría, e incluso aquellas con enfoque emprendedor, basan su modelo de negocio en proyectos. Sin embargo, algunas de estas organizaciones carecen de una estructura efectiva para gestionarlos, resultando en gastos elevados, tiempos prolongados y calidad comprometida.
Imagina un escenario donde las empresas realizan un análisis riguroso al final de cada año, evaluando el progreso en diversas áreas y determinando proyectos estratégicos en lugar de decisiones impulsivas. En diciembre, tendrían un portafolio de proyectos claro y bien comunicado, dividido por trimestres y alineado con la estrategia.
Este enfoque requiere una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) bien estructurada, que coordine las actividades, asegure la asignación eficiente de recursos y actúe como garante de la calidad y control presupuestario. Imagina una PMO que va más allá de ser una supervisora burocrática y se convierte en la fuente de mejora continua.
Un equipo de gestión de proyectos bien organizado, con roles claramente definidos y competencias específicas, respaldado por un modelo funcional sólido, puede marcar la diferencia. Los indicadores de desempeño son la clave para mantener la operación de la PMO en mejora continua.
El modelo funcional de la PMO presenta una estructura organizativa clara, roles, responsabilidades y competencias, asegurando una colaboración coordinada y efectiva. Además, proporciona una herramienta de comunicación efectiva, mostrando cómo la PMO gestiona proyectos y monitorea su desempeño.
Con este modelo funcional, podemos describir los procedimientos específicos que guían el trabajo de la PMO. Estos procedimientos deben adaptarse al tamaño de la empresa, su sector, su modelo de negocio y su nivel de madurez, evitando la inclusión de elementos innecesarios.
El componente esencial de este modelo es el portafolio de proyectos (POA), que actúa como el corazón del proceso. Con un enfoque práctico y adaptado a las necesidades de la empresa, este modelo de operación a procesos puede ser implementado con éxito.
Este enfoque no solo optimiza la gestión de proyectos, sino que también proporciona un marco para la mejora continua. Ofrecemos cursos en línea y servicios de consultoría para diseñar e implementar una PMO y elaborar tu Programa Operativo Anual. Así, tus proyectos se subirán a un vehículo bien estructurado, que es la clave de la velocidad.
El éxito ama la velocidad, y a nosotros nos entusiasma ayudarte a alcanzarlo. Somos Equipo Mabrieno de Aprendizaje Colaborativo. Contáctanos en [email protected]. ¡Estamos aquí para ayudarte a impulsar el éxito de tus proyectos! Soy Mario Brieño, escríbenos, nos dará gusto atenderte. Muchas gracias.
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