Más del 86% de las empresas, saben del beneficio de organizarse a procesos, sin embargo, no todas están dispuestas a recorrer todo el camino

La Gestión por Procesos es diseñar e implementar una nueva estructura de organización para tu negocio, donde las áreas son sustituidas por funciones, los puestos por roles y los departamentos por procesos de negocio. Donde la principal virtud es "el dinamismo", la movilidad, que las cosas sucedan, que se ejecuten, con una perspectiva de Proveedor - Cliente - Proveedor, como una secuencia, una interrelación sistémica.

Los Colaboradores se ven como un equipo de Clientes y Proveedores internos, donde la satisfacción de los primeros: Los Clientes internos, es fundamental para que las cosas sucedan. La Gestión por Procesos, tiene reglas, mejores prácticas, técnicas y tareas que nos permiten diseñar un Modelo de Operación a Procesos único para tu empresa, que le permita lograr sus objetivos de manera efectiva y controlada.

Este Modelo es una forma estructurada de aterrizar tu estrategia, si, lo que quieres lograr a mediano y largo plazo (entre 3 a 5 años), así como también te sirve para "controlar" lo que quieres evitar o mitigar. Despliega objetivos por funciones desde los objetivos estratégicos y objetivos de control para cada nivel de gestión, desde el nivel directivo, el táctico y el estratégico, y para cada área funcional, como Administración, Tecnología, Operaciones y la Comercial.

La Gestión por Procesos interrelaciona la operación de la empresa en cadenas de valor, con sus procesos gerenciales y los procesos habilitadores de recursos y capacidades, con Unidades de Servicios Internos y Unidades de Negocio, que entregan los compromisos establecidos con los Clientes externos, buscando siempre la mejor fórmula de valor, entendida como: Satisfacción de los Clientes y una operación costo - efectiva, es decir, rentable.

La Gestión por Procesos integra a sus Objetivos, los procedimientos y sus componentes, donde destacan: Las Reglas de Procesos de Negocio, los Roles y Responsabilidades, los Indicadores de Procesos, los KPI's, los Sistemas Informáticos, los Riesgos, Documentos asociados y otros componentes.

Este Modelo de Operación a Procesos es la base para elaborar los Manuales que necesites, no más, pero tampoco menos, tales como:

• Manual de Organización
• Manual de Políticas y Procedimientos
• Manual de Control e Indicadores
• Manual de Gestión de Riesgos
• Manual de un Sistema de Gestión Integrado o de Calidad
• Manual de Operación de los Sistemas tipo ERP o CRM
• Manual de Gestión por Competencias, entre otros. 

La Gestión por Procesos se toma como un Proyecto, que tiene 3 grandes fases, que según el tamaño y  nivel de madurez operativa de tu Organización, puede llevarse desde 2 a 6 años, estas fases son:

1. La Transformación de los Procesos
2. La Automatización de los Procesos
3. La Inteligencia de Negocios, con base en el árbol de indicadores

Muchas empresas, quieren comenzar con los indicadores, o con la automatización integrando un Sistema Informático o varios, que en muchos casos terminan siendo subutilizados, o bien, con indicadores que no son más que algunos números que no son sostenibles por no contar con los procesos de negocio que los alimenten de forma confiable.

¿Es mucho tiempo 2 a 6 años? Si, por tal razón en Equipo mabrieno de Aprendizaje Colaborativo hemos desarrollado un Modelo para comenzar con la primera fase tomando un proceso con sus procedimientos, que logran resultados de estructura y organización de 4 a 5 meses.

El Modelo ADDII, desarrolla esta estructura con una liberación temprana para ponerla en operación, donde cada fase utiliza mejores prácticas: Técnicas y Tareas, las que sean necesarias, no más, pero tampoco menos, que te presento a continuación de manera resumida:

1. A - Análisis 4A. Realizamos una revisión. un análisis y actualización de tu estrategia, identificando los objetivos estratégicos y -muy importante- los de control, el marco axiomático de tu planeación estratégica, tu Programa Operativo Anual, tus principales directrices y políticas, ya sea que estén explícitamente establecidas o bien implícitamente. Continuamos con un Análisis Empresarial, para conocer tu operación, a tu Equipo de Colaboradores, tus procesos, la base de tu ventaja competitiva de tu operación, tus recursos y capacidades organizacionales. Continuamos con un 3er análisis que es el de marco de referencia, que nos muestre que has hecho anteriormente y pueda ser capitalizado para el segundo paso, que es el Diseño, también revisamos las mejores prácticas aplicables a tu industria y sector económico. Y, finalmente realizamos el 4to análisis, que es el de valor, donde analizamos el cumplimiento y la satisfacción de tus clientes, tu posición en el mercado y a tus principales competidores. Con esto bien analizado, tenemos claro, hacia donde quieres llegar y como te encuentras actualmente para lograrlo.
2. D - Diseño, ahora que tenemos claro a donde se quiere llegar y lo que se quiere controlar, así como también se cuenta con un análisis serio de la factibilidad y madurez organizacional para lograrlo, entonces se diseña en alto nivel la estructura de tu Modelo de Operación a Procesos de Negocio, con el Marcroproceso que refleja la cadena de valor, los procesos gerenciales y los procesos habilitadores. Se determinan claramente las funciones, o áreas funcionales y los procesos principales. Hay otros componentes que se determinan aquí, como son los perfiles laborales del Equipo Directivo, con sus competencias, roles, responsabilidades e indicadores claves de resultados, entre otros componentes.
3. D - Desarrollo, en este punto es donde nos dedicamos la mayor parte del tiempo de un proyecto así, donde se estructuran las áreas funcionales, se modelan los procedimientos con sus componentes, se describen los perfiles laborales, se valora el desempeño del equipo de Colaboradores, se desarrollan análisis de brechas para programas de capacitación y planes de carrera, se determinan las reglas de procesos de negocio, se identifican los requerimientos para un sistema informático y aplicaciones, requerimientos normativos, tabuladores de compensación fija y variable, indicadores de procesos, financieros, de satisfacción de Clientes, etcétera.
4. I - Integración, ahora si, teniendo el Modelo de Operación a Procesos en su primera versión, se desarrollan los documentos asociados, donde destacan los Manuales de Operación, como los que te comenté al principio de este artículo. También se integran los equipos con una actualización de los compromisos para la hora buena, para la implementación temprana.
5. I - Implementación Temprana, esta fase es donde se sabe de que estamos hechos, si somos o no somos, donde se separan los que dicen que lo harán, de los que lanzan a una implementación esmerada, profesional yy formal, con programas de trabajo, bitácoras, reuniones scrum, revisión y ajuste, donde hay una clave importante, se bajan los procesos tal cual están diseñados y desarrollados, para entonces, obtener las primeras mediciones y propuestas de mejora, que van a conformar el portafolio de mejoras y correcciones, en su primera versión, es decir, los últimos procesos que se implementan son los de mejora continua, con estas mediciones y hallazgos que se tomaron de la implementación temprana, que van a conformar las primeras propuestas de mejora. Se ejecutan, y entonces tienes la versión final de tu Modelo de Operación a Procesos, que estará sujeto a mejora continua.

Por supuesto que es mucho lo que debe hacerse y muchas más son las mejores y buenas prácticas, con técnicas y tareas que pueden integrarse, y dependen de tu propia empresa, de tu departamento o negocio, de su madurez organizacional, de tu equipo de Colaboradores y de tu liderazgo. Es por ello, que en Equipo mabrieno de Aprendizaje Colaborativo, contamos con cursos en línea ya grabados, o en línea en vivo, es decir en streaming, que grabamos también y subimos a nuestra plataforma de gestión de aprendizaje colaborativo. Contamos con cursos presenciales y servicios de consultoría que ponemos a tus órdenes. 

Estamos comprometidos en aportarte conocimiento relevante y pragmático para el desarrollo de tu propia confiabilidad. Somos Equipo mabrieno de Aprendizaje Colaborativo y siempre vamos por más, hasta alcanzar las estrellas.

Muchas gracias.

Ing. Mario A. Brieño Mtz. 

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